L’importanza del distruggi documenti in azienda (ma anche in famiglia): proteggi la tua privacy e rispetta la legge!

L’importanza del distruggi documenti in azienda (ma anche in famiglia): proteggi la tua privacy e rispetta la legge!
Qualche settimana fa recandomi ad un appuntamento, per raggiungere i locali dove si sarebbe tenuto questo incontro, sono dovuto passare per una stradina secondaria che fiancheggiava gli uffici di una grande azienda. Di lato alla strada si trovavano dei contenitori per il riciclo della carta di tipo aperto in alto. Passandoci accanto non ho potuto non notare una cosa a parer mio molto grave: erano gettati in questi contenitori centinaia di fogli integri, recanti il visibilissimo logo dell’azienda e tutti scritti ed intestati (si notava a colpo d’occhio dall’impaginazione).
 
E la privacy?
Ovviamente non è detto che quei documenti riportassero i segreti industriali dell’azienda, ma erano a prescindere dei visibilissimi documenti interni. A me piace offrire un servizio a 360° ai miei clienti e quando noto che un nuovo cliente non è provvisto di distruggi documenti (chiamato anche trita documenti), lo consiglio sempre di provvedere all’acquisto di uno di questi dispositivi il prima possibile. La protezione della privacy è regolata dal decreto Legislativo 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e fornisce precise regole per la custodia dei dati personali dei nostri clienti, sia che essi si trovino su Hard disk, DVD o similari sia che essi siano su carta. Il codice fornisce inoltre anche le regole per la distruzione di questi supporti.
 
Di che tipologia di documenti sto parlando?
In primis ogni documento contenente dati sensibili (stato di salute, vita sessuale, opinioni e adesioni politiche, religione, etnia...), a seguire cartelle mediche di pazienti, elenchi di clienti, carte intestate, documenti di clienti o del personale, bilanci, fatturati, report di vario genere, strategie aziendali, tanto per fare degli esempi.
Ogni azienda, libero professionista, lavoratore autonomo, commerciante, artigiano, medico sono tenuti a rispettare e seguire questo decreto Legislativo. Ogni violazione infatti comporta sanzioni di tipo amministrativo, penale e civile.
Ma questo discorso vale anche per i privati? Si, io mi sento di consigliare un piccolo distruggi documenti anche per la casa. Troppo spesso si sente parlare di furti d’identità* e gettare nella spazzatura semplicemente accartocciati o strappati estratti conto bancari, fatture della carta di credito, bollette delle utenze domestiche, documenti medici o altri tipi di documenti, anche sensibili, non è assolutamente consigliato!
 
Come regolarsi quindi per acquistare un distruggi documenti senza sbagliare?
Io direi che occorre porsi delle semplici domande ed una volta individuata la risposta corretta per noi, scegliere la tipologia di apparato diventa facile.
  1. Il distruggi documenti è per la vostra attività o per vostro uso personale?
  2. Che quantità di documenti dovete distruggere? Pochi fogli o grandi volumi? Avete necessità di distruggere molti documenti contemporaneamente?
  3. L’utilizzo che ne farete sarà continuo o saltuario?
  4. I vostri documenti hanno bisogno di un taglio particolare tipo strisce o frammenti (dipende dal livello di sicurezza in cui essi rientrano – vedi tabella sotto)?
  5. I vostri documenti in genere sono spillati e non avete voglia di stare a togliere ogni volta i punti? (Fate attenzione a questo perché non tutti i distruggi documenti possono “mangiare” i punti metallici).
  6. Avete bisogno di distruggere anche vecchie Carte di credito o Card similari, DVD o CD (anche essi rientrano nei supporti regolamentati nel d.L. 196/2003)?
 
Per i livelli di sicurezza esiste una norma: la DIN 66399**.
Questa norma considera i moderni sistemi di archiviazione suddividendoli in categorie in questo modo: documenti cartacei, lucidi e pellicole, supporti ottici come DVD e CD, supporti magnetici come Floppy disk, carte di credito o card con bande magnetiche, supporti elettronici come schede di memoria o chiave USB, Hard disk.
 
Nel nostro caso ci limitiamo ai documenti cartacei e scopriamo che esistono 7 livelli di sicurezza relativi alla distruzione di essi:
  • P-1Strisce <12mm - Ideale per documenti base. Con questo tipo di taglio si ottengono circa 40 strisce da un foglio A4.
  • P-2 - Strisce <6mm – Ideale per documenti di uso quotidiano o interno. Circa 100 strisce da un foglio A4.
  • P-3 - Strisce <2mm – Frammenti 320 mm2 – Ideale per documenti riservati o confidenziali.
  • P-4Frammenti 160 mm2 – Ideale per documenti riservati o confidenziali.
  • P-5 - Frammenti 30 mm2 – Ideale per documenti altamente riservati.
  • P-6Frammenti 10 mm2 – Ideale per documenti “top secret”.
  • P-7 - Frammenti 5 mm2 – Ideale per documenti “top secret” di tipo governativo.
 
Avete bisogno di qualche consiglio su quale distruggi documenti acquistare? Il mercato offre moltissimi modelli e molte marche valide.
 
Di seguito alcune proposte con vari livelli DIN di sicurezza:

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P-1

P-2
P-3
P-4
P-5  
      S. E. & O.

 

* Fonte: Adiconsum: http://www.furtodidentita.it
** Fonte: http://www.din66399.com